Instrukcija za izradu elektronskih matičnih knjiga

U skladu sa čl. 92. Zakona o matičnim knjigama (“Sl. glasnik RS”, broj 20/2009 i 145/2014):

„Ministarstvo nadležno za poslove uprave obezbediće uslove za uspostavljanje centralnog sistema za elektronsku obradu i skladištenje podataka i čuvanje drugog primerka matičnih knjiga koje vode organi iz člana 6. st. 2. i 4. ovog zakona, najkasnije u roku od dve godine od dana početka primene ovog zakona.“

Rok propisan u pomenutom članu ističe 28. decembra 2016. god.

Na sajtu Ministarstva državne uprave i lokalne samouprave objavljeno je obaveštenje –  Instrukcija ministarstva u vezi sa prevođenjem matičnih knjiga u elektronski oblik

Prema navođenju u obaveštenju, Ministarstvo je prosledilo svim načelnicima uprava i matičarima instrukciju o usmeravanju poslova organizacije matičnih područja za koja se vode matične knjige na teritoriji opštine, odnosno grada i načinu rada organa iz člana 6. Zakona o matičnim knjigama u vođenju drugog primerka matičnih knjiga.

Pomenutu instrukciju, možete pogledati na sajtu Ministarstva državne uprave i lokalne samouprave a istu Vam u nastavku prenosimo u celosti:

Republika Srbija

MINISTARSTVO DRŽAVNE UPRAVE

I LOKALNE SAMOUPRAVE

Broj: 021-00-345/2015-10

Datum: 08.10.2015. godine

B e o g r a d

 

 

Ministarstvo državne uprave i lokalne samouprave, na osnovu člana 24. stav 2. i člana 47. stav 1. tačka 3) Zakona o državnoj upravi („Službeni glasnik RS”, br. 79/05, 101/07, 95/10 i 99/14), po ovlašćenju ministra državne uprave i lokalne samouprave broj: 021-01-448/2015-02 od 10.08.2015. godine, izdaje

INSTRUKCIJU

o usmeravanju poslova organizacije matičnih područja za koja se vode matične knjige na teritoriji opštine, odnosno grada i načinu rada organa iz člana 6. Zakona o matičnim knjigama u vođenju drugog primerka matičnih knjiga

I

1. Radi obezbeđenja unapređenog, ekonomičnog i efikasnog izvršavanja poverenih poslova matičnih knjiga, organi iz člana 6. Zakona o matičnim knjigama (u daljem tekstu: organi) dužni su da važeću organizaciju matičnih područja na teritoriji grada, odnosno opštine optimizuju tako da ona omogući racionalan i delotvoran rad u vođenju matičnih knjiga i ostvarivanju prava građana.
2. U realizaciji poslova iz tačke 1. ove instrukcije, organi su dužni da se vode razlozima ekonomičnosti rada i svrsishodnosti u organizaciji poslova vođenja matičnih knjiga.
3. Kao polazni kriterijumi za određenje matičnih područja posebno se uzimaju u obzir:

– ukupan broj matičnih knjiga koje se vode za određeno matično područje;

– broj upisa u matičnim knjigama koje se vode za određeno matično područje, sa posebno iskazanim podacima o ukupnom broju upisa za godinu koja prethodi godini u kojoj se donosi odluka o matičnim područjima i broju upisa na mesečnom nivou u godini u kojoj se donosi odluka o matičnim područjima;

– broj izdatih izvoda iz matičnih knjiga, sa posebno iskazanim podacima o ukupnom broju izdatih izvoda za godinu koja prethodi godini u kojoj se donosi odluka o matičnim područjima i broju izdatih izvoda na mesečnom nivou u godini u kojoj se donosi odluka o matičnim područjima;

– broj zaposlenih koji trenutno obavljaju poslove matičara, odnosno broj matičara i zamenika matičara koji imaju ovlašćenje za obavljanje poslova matičara za određeno matično područje na neodređeno vreme, vodeći računa da broj matičnih područja odgovara obezbeđenim kadrovskim kapacitetima, odnosno usklađenosti sa odredbom člana 10. stav 1. Zakona o matičnim knjigama, saglasno kojoj se za jedno matično područje određuje jedan matičar i jedan ili više zamenika matičara;

– da li su za određeno matično područje obezbeđeni tehnički

– uslovi za vođenje drugog primerka matičnih knjiga u elektronskom obliku i njihovo dostavljanje Ministarstvu državne uprave i lokalne samouprave na čuvanje u Centralni sistem za elektronsku obradu i skladištenje podataka i čuvanje drugog primerka matičnih knjiga.

4. Kao dodatni kriterijumi za određenje matičnih područja uzimaju se u obzir:

– demografski razlozi za vođenje matičnih knjiga na određenom matičnom području (npr. broj stanovnika u naseljenim mestima koja čine određeno matično područje);

– geografski razlozi za vođenje matičnih knjiga na određenom matičnom području (specifičnosti geografskih lokaliteta).

5. Odluka o određivanju matičnih područja pre donošenja dostavlja se u formi predloga odluke, Ministarstvu državne uprave i lokalne samouprave radi davanja mišljenja.

6. Predlog odluke mora da sadrži sledeće elemente:

-u vodni deo (pravni osnov za donošenje odluke, naziv organa koji odluku donosi, oznaku da se odluka donosi po pribavljenom mišljenju Ministarstva);

– naziv odluke;

– tekst odluke (uvodna odredba o predmetu uređenja odluke, određenje matičnih područja i u okviru svakog matičnog područja naseljena mesta koja ga čine, s tim što se kao naseljeno mesto može odrediti samo ono koje je Zakonom o teritorijalnoj organizaciji Republike Srbije („Službeni glasnik RS“, broj 129/07) u sastavu te jedinice lokalne samouprave, uređenje sedišta svakog matičnog područja, zatim uređenje prestanka važenja ranije odluke o određivanju matičnih područja, početak primene nove odluke o matičnim područjima i objavljivanje odluke u službenom glasilu Republike Srbije);

-ime i prezime i funkcija ovlašćenog lica, i

-broj pod kojim je odluka zavedena kod organa koji je donosi.

7. Uz predlog odluke o određivanju matičnih područja dostavlja se obrazloženje predloga odluke, koje mora da sadrži:

– pravni osnov za donošenje odluke;

– razloge za donošenje odluke;

– objašnjenje pojedinačnih rešenja (koje posebno mora da sadrži obrazloženje polaznih i dodatnih kriterijuma za određenje matičnih područja na način predložen u odluci);

– procenu finansijskih sredstava potrebnih za sprovođenje odluke.

Ako je potrebno, obrazloženje odluke može da sadrži i:

-razloge za donošenje odluke po hitnom postupku, ako je za donošenje odluke predložen hitan postupak;

-razloge zbog kojih se predlaže da odluka stupi na snagu pre osmog dana od dana objavljivanja u „Službenom glasniku Republike Srbije“.

8. Odluka o matičnim područjima koju je donela skupština opštine, odnosno grada dostavlja se Ministarstvu državne uprave i lokalne samouprave.

II

1. Organi iz člana 6. Zakona o matičnim knjigama dužni su da bez odlaganja obezbede potrebne uslove za vođenje drugog primerka matičnih knjiga primenom elektronskih sredstava za obradu i skladištenje podataka u svim matičnim područjima za koje saglasno odluci iz člana 8. Zakona o matičnim knjigama vode matične knjige.

Za pristupanje i rad u Centralnoj aplikaciji, kao namenskom softveru za vođenje drugog primerka matičnih knjiga primenom elektronskih sredstava za obradu i skladištenje podataka, potrebno je da organi za sva matična područja za koja se u skladu sa odlukom o matičnim područjima vode matične knjige obezbede pristup internetu i licence (kvalifikovane elektronske sertifikate) krajnjim korisnicima Centralne aplikacije (matičarima i zamenicima matičara), podnošenjem pismenih zahteva Ministarstvu državne uprave i lokalne samouprave za izradu kvalifikovanih elektronskih sertifikata, uz prilaganje odgovarajuće dokumentacije.

2. Organi su dužni da bez odlaganja, u skladu sa Jedinstvenom metodologijom za vođenje drugog primerka matičnih knjiga primenom elektronskih sredstava za obradu i skladištenje podataka pristupe dostavljanju preostalog sadržaja drugog primerka matičnih knjiga u Centralni sistem za elektronsku obradu i skladištenje podataka i čuvanje drugog primerka matičnih knjiga i obezbede ažurnost u radu, u cilju prevođenja svih matičnih knjiga u elektronski oblik do roka utvrđenog članom 91. stav 1. Zakona o matičnim knjigama (27. decembar 2016. godine).

Način dostavljanja podataka u Centralni sistem vrši se u skladu sa tač. 5-17. Jedinstvene metodologije.

3. Tehničku podršku organima radi obezbeđenja uslova za vođenje drugog primerka matičnih knjiga u elektronskom obliku i njihovog dostavljanja Ministarstvu državne uprave i lokalne samouprave na čuvanje pruža ovo ministarstvo.

III

Upravna inspekcija Ministarstva državne uprave i lokalne samouprave vršiće nadzor nad radom organa iz člana 6. Zakona o matičnim knjigama u izvršavanju poslova koji su predmet ove instrukcije, radi utvrđivanja stanja u oblasti i u odnosu na utvrđeno preduzimanja mera iz svoje nadležnosti.

DRŽAVNI SEKRETAR

Ivan Bošnjak