Radna grupa koja je formirana u okviru Arhivističkog društva Srbije je na sastanku organizovanom u Državnom arhivu Srbije, razmatrala ujednačavanje rada na zaštiti arhivske građe van arhiva u arhivima Srbije, odnosno jednoobrazna i sinhronizovana primena propisa o upravljanju dokumentima, odnosno kancelarijskom i arhivskom poslovanju,mogućnost izrade modela opštih akata o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala, odnosno upravljanja elektronskim dokumentima.
Tom prilikom razmatrane su obaveze stvaralaca i imalaca iz čl. 14. Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti (“Sl. glasnik RS”, br. 6/2020) – dalje: Zakon, u vezi upravljanja dokumentima.
Konstatovano je da su svi stvaraoci, kao takvi predviđeni Zakonom, dužni da donesu opšta akta.
„Stvaralac i imalac, osim fizičkih lica, dužan je da donese:
1) opšti akt o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala;
2) listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja;
3) opšti akt o načinu evidentiranja, zaštite, i korišćenja elektronskih dokumenata.
Nadležni javni arhiv daje saglasnost na listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja.“
Iznet je i prihvaćen predlog da se klasifikaciona oznaka grupe dokumenata uvede kao obavezan element Liste kategorija i kod stvaralaca koji ne pripadaju državnom i javnom sektoru (privreda, na primer), a imajući u vidu zakonsku obavezu koja je sada svim stvaraocima zadata, bez obzira na njihovu delatnost.
Jedan o prihvatljivih predloga jeste da se predvide i izrade ogledni primeri opštih akata o upravljanju dokumentima, kao i orijentacionih Listi kategorija za određene delatnosti, čime bi se u ovom delu postigla unifikacija stručnog rada arhiva, imajući u vidu obavezu arhiva prema čl. 22. Zakona, a tiče se pružanja stručne pomoći stvaraocima prilikom izrade Listi kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala.
Što se tiče obaveze stvaralaca iz delatnosti pravosuđa, prosvete, zdravstva da donesu svoje Liste kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima za čuvanje, u odnosu prema istovrsnoj obavezi nadležnih ministarstava ovih delatnosti da jedinstveno, na nivou resora, urede rokove čuvanja i donesu opšte akte u tom smislu. U pogledu obaveza stvaralaca pravosudne, prosvetne i zdravstvene delatnosti da donesu Liste kategorija prema čl. 14. Zakona, preovladalo je mišljenje da javni arhivi prihvataju i daju saglasnost na Liste kategorija ovih stvaralaca, dok nadležno ministarstvo ne uredi postupanje na nivou delatnosti, na koji način stvaraoci postupaju u skladu sa zakonskim obavezama.
Što se tiče kancelarija javnih beležnika i javnih izvršitelja, koji u pravnom prometu posluju kao preduzetnici, ali u jednom delu svoje delatnosti vrše javna ovlašćenja. Stoga je zauzet stav da su kancelarije javnih beležnika i javnih izvršitelja stvaraoci arhivske građe i dokumentarnog materijala, zbog čega su dužni da postupaju u skladu sa obavezama za stvaraoce prema Zakonu o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti (ovo se uglavnom odnosi na sređivanje arhive, njeno evidentiranje i izradu Arhivske knjige, dok se izrada Liste kategorija arhivske građe za ovu vrstu delatnosti na nivou Javnobeležničke komore odnosno Komore javnih izvršitelja smatra pravilnim rešenjem).
Kada je reč o preduzetnicima kao stvaraocima arhivske građe i dokumentarnog materijala, konsultovan je Zakon o privrednim društvima (“Sl. glasnik RS”, br. 36/2011, 99/2011, 83/2014 – dr. zakon, 5/2015, 44/2018, 95/2018, 91/2019 i 109/2021) koji kaže da su preduzetnici fizička lica, pa prema tome se na ista može primeniti deo odredbi Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti, o donošenju akata, ali i ne deo koji se odnosi na obaveze iz člana 9. Zakona, to znači da oni stvaraju dokumentaciju koja ima status arhivske građe (dakle, jesu stvaraoci arhivske građe), ali na njih se primenjuju odredbe Zakona za fizička lica kao stvaraoce arhivske građe.
Konstatovano je i da bi bilo dobro sabrati i ujednačiti modele akata u vezi stručnog nadzora javnih arhiva, postupka izdvajanja i uništenja bezvrednog dokumentarnog materijala kome je rok čuvanja istekao, kao i postupka primopredaje arhivske građe nadležnom javnom arhivu.
Na pitanje da li se prilikom stručnog nadzora od strane javnog arhiva primenjuje Zakon o opštem upravnom postupku (“Sl. glasnik RS”, br. 18/2016 i 95/2018 – autentično tumačenje), prihvaćeno je mišljenje Ministarstva za državnu upravu i lokalnu samoupravu dostavljeno Arhivu Vojvodine, prema kome se odredbe ZUP-a primenjuju samo u slučajevima izdavanja uverenja o podacima istraženim u arhivskoj građi koja se čuva u arhivima, dok se u delu stručnog nadzora nad stanjem zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala kod stvaralaca, dovoljnim pravnim osnovom smatraju odredbe Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti.
U vezi izdvajanja i uništavanja bezvrednog dokumentarnog materijala kod nejavnog sektora (privreda uglavnom), ostala su podeljena mišljenja članova Radne grupe, jedinstven stav jeste da se arhiv ne oglašava nenadležnim ukoliko se stvaralac privredne delatnosti obrati arhivu zahtevom za odobrenje uništenja, a u cilju praćenja stanja i postupanja sa arhivskom građom u privrednom sektoru, posebno velikih sistema i stvaralaca…
Razgovarano je o metodologiji upisa arhivske građe i dokumentarnog materijala u Arhivsku knjigu prema novom obrascu. Predloženo je da se u rubrici “Rok čuvanja” preporuči stvaraocima da se unese i broj iz Liste kategorije obzirom da posebne rubrike za ovaj podatak nema. Takođe, zauzet je stav da se upis u Arhivsku knjigu vodi po prvoj godini nastanka dokumentacije ukoliko se u jednoj arhivskoj jedinici nalazi istovrsna dokumentacija iz više godina, a ne po poslednjoj godini. Ovaj način upisa se razlikuje u odnosu na prethodno rešenje u Uredbi o kancelarijskom poslovanju organa državne uredbe (1992/1993), prema kojoj se: “završeni predmeti i drugi registraturski materijali čuvaju u arhivi u registraturskim jedinicama prema rednim brojevima iz arhivske knjige”, na osnovu čega sledi da se samo završeni i arhivirani predmeti spuštaju u arhivski depo i evidentiraju u Arhivskoj knjizi. Kako je Zakonom o arhivskoj građi predviđena obaveza stvaralaca da prepise arhivske knjige dostavljaju nadležnom arhivu do 30. aprila tekuće godine za prethodnu godinu, to se tumači da se upis u Arhivsku knjigu ne može vršiti po godini završenih i arhiviranih predmeta, već prema prvoj godini u kojoj predmet nastaje.
Pitanje rokova za dostavljanje dokumentacije javnim arhivima od strane stvaralaca: jedini zakonom predviđen rok jeste 30. april tekuće godine za dostavu prepisa Arhivske knjige za prethodnu godinu. Istaknuto je da ova obaveza nije novoustanovljena za stvaraoce, već je postojala i prema Zakonu o kulturnim dobrima. Za stvaraoce koji do sada nisu dostavljali prepis Arhivske knjige odnosno nisu je ni vodili, zauzet je stav da su u obavezi da urade i arhivu dostave prepis Arhivske knjige od svog osnivanja do danas. Arhivska knjiga samo za jednu kalendarsku godinu se ne može prihvatiti. Rokovi za dostavljanje opštih akata o upravljanju dokumentima nisu zakonom predviđeni, ali kao obaveza stvaralaca jesu, pa se smatra a u tom smislu stvaraoci u primerenim rokovima dostavljaju arhivu i neophodna akta.
Izvor: sajt Arhivističkog društva Srbije (www.arhivistickodrustvosrbije.org.rs)
Izvor: izvod iz propisa je preuzet iz pravne baze „Propis Soft“ – Redakcija Profi Sistem Com