Radnik u Srbiji elektronskim putem može da dobije samo rešenje za godišnji odmor i platni list. Svi ostali dokumenti moraju da budu na papiru. Barem tako kažu inspektori, pozivajući se na Zakon o radu. Iako Zakon o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju („Sl. glasnik RS“, br. 94/2017 i 52/2021) izjednačava važnost i snagu papirne i elektronske forme i iako bi digitalizacija obezbedila viši nivo zaštite podataka radnika, a privredi donela uštede, kolizija propisa svima pravi štetu.
“Punovažnost i dokazna snaga elektronskog dokumenta
Član 7.
Elektronskom dokumentu ne može se osporiti punovažnost, dokazna snaga, kao ni pisana forma samo zato što je u elektronskom obliku.”
NALED je zato digitalizaciju svih dokumenata, elektronsku dostavu i čuvanje svih dokumenata iz radno-pravnih odnosa nominovao kao jednu od 15 prioritetnih preporuka novog izdanja Sive knjige. Uvođenjem ove novine u zakonski okvir i uspostavljanjem ove prakse, zaposleni bi mogli u elektronskoj formi da zaključe ugovor o radu, te da im elektronskim putem bude dostavljen pravilnik o sistematizaciji, rešenje o plaćenom odsustvu, neplaćenom odsustvu, rešenje o porodiljskom i druge dokumente.
Radnicima bi trebalo dati mogućnost da sami izaberu da li žele da sačine i dobiju ove dokumente elektronskim ili tradicionalnim putem u paprinoj formi. Zato smo u preporuci Sive knjige naznačili da bi dodavanjem posebnog člana u Zakon o radu trebalo predvideti i opciju kreiranja, dostavljanja i čuvanja dokumenata, opštih akata i ugovora u digitalnoj formi. Zakon to sada dozvoljava samo u dva slučaja – objašnjavaju iz NALED-a.
Elektronski pečat i potpis godinama su u svakodnevnoj primeni u firmama i njihova izrada i čuvanje značajno smanjuju troškove i gubitak vremena. Takođe, elektronski dokumenti obezbeđuju visok nivo zaštite podataka i privatnosti jer se štite šiframa, enkripcijom i drugim sigurnosnim mehanizmima. Međutim, neusklađenost propisa i nerazumevanje inspekcijskih organa otežavaju poslodavcima i zaposlenima da koriste pogodnosti koje im zakonski stoje na raspolaganju.
Praksa pokazuje da inspekcije često tumače da bi sva dokumenta trebalo da budu u papirnom obliku i firme se ponašaju u skladu s tim, između ostalog i zbog nezanemarljivih novčanih kazni, pa moraju da izrađuju i arhiviraju i štampane verzije svih radno-pravnih dokumenata.
Često se dešava u praksi da su kompanije već uvele digitalnu formu dokumenata, ali zbog zakonskog okvira i ustaljene prakse svu dokumentaciju štampaju i time rade dupli posao. Iskustva stečena za vreme pandemije ukazala su na suštinski značaj fleksibilne, elektronske komunikacije između poslodavaca i zaposlenih, lišene nepotrebnog formalizma i preterano dugih procedura.
S obzirom na to da prednosti tehnološkog napretka mogu doprineti poboljšanju i modernizaciji poslovanja, donošenje izmena Zakona o radu u oblasti elektronskog čuvanja i dostavljanja dokumentacije iz radno-pravnih odnosa, bilo bi dodatan podsticaj unapređenju efikasnosti privrede.
Trend prelaska na elektronsko čuvanje i dostavljanje dokumenata se ubrzava u mnogim evropskim zemljama. Pravo treba da ide u korak sa društvom, prateći njegov razvoj, a za sada su na ovaj način svoje poslovni ambijent modernizovale i digitalizovale Estonija, Danska, Finska, Poljska i od početka ove godine Hrvatska.
Izvor: sajt NALED-a (www.naled.rs)
Izvor: izvod iz propisa je preuzet iz pravne baze “Propis Soft”, redakcija Profi Sistem Com