Digitalizacija i elektronski dokumenti u radnim odnosima

Radnik u Srbiji elektronskim putem može da dobije samo rešenje za godišnji odmor i platni list. Svi ostali dokumenti moraju da budu na papiru. Barem tako kažu inspektori, pozivajući se na Zakon o radu. Iako Zakon o elektronskom dokumentu izjednačava važnost i snagu papirne i elektronske forme i iako bi digitalizacija obezbedila viši nivo zaštite podataka radnika, a privredi donela uštede, kolizija propisa svima pravi štetu. Tako u čl. 75. Zakona o radu (“Sl. glasnik RS” broj 24/2005, 61/2005, 54/2009, 32/2013, 75/2014, 13/2017-OUS, 113/2017 i 95/2018-aut.tumačenje), stoji:

„Rešenje o korišćenju godišnjeg odmora poslodavac može dostaviti zaposlenom u elektronskoj formi, a na zahtev zaposlenog poslodavac je dužan da to rešenje dostavi i u pisanoj formi.“

NALED je zato digitalizaciju svih dokumenata, elektronsku dostavu i čuvanje svih dokumenata iz radno-pravnih odnosa nominovao kao jednu od 15 prioritetnih preporuka novog izdanja Sive knjige. Uvođenjem ove novine u zakonski okvir i uspostavljanjem ove prakse, zaposleni bi mogli u elektronskoj formi da zaključe ugovor o radu, te da im elektronskim putem bude dostavljen pravilnik o sistematizaciji, rešenje o plaćenom odsustvu, neplaćenom odsustvu, rešenje o porodiljskom i druge dokumente.

– Radnicima bi trebalo dati mogućnost da sami izaberu da li žele da sačine i dobiju ove dokumente elektronskim ili tradicionalnim putem u paprinoj formi. Zato smo u preporuci Sive knjige naznačili da bi dodavanjem posebnog člana u Zakon o radu trebalo predvideti i opciju kreiranja, dostavljanja i čuvanja dokumenata, opštih akata i ugovora u digitalnoj formi. Zakon to sada dozvoljava samo u dva slučaja. 

Elektronski pečat i potpis godinama su u svakodnevnoj primeni u firmama i njihova izrada i čuvanje značajno smanjuju troškove i gubitak vremena. Takođe, elektronski dokumenti obezbeđuju visok nivo zaštite podataka i privatnosti jer se štite šiframa, enkripcijom i drugim sigurnosnim mehanizmima. Međutim, neusklađenost propisa i nerazumevanje inspekcijskih organa otežavaju poslodavcima i zaposlenima da koriste pogodnosti koje im zakonski stoje na raspolaganju. 

Praksa pokazuje da inspekcije često tumače da bi sva dokumenta trebalo da budu u papirnom obliku i firme se ponašaju u skladu s tim, između ostalog i zbog nezanemarljivih novčanih kazni, pa moraju da izrađuju i arhiviraju i štampane verzije svih radno-pravnih dokumenata.

Često se dešava u praksi da su kompanije već uvele digitalnu formu dokumenata, ali zbog zakonskog okvira i ustaljene prakse svu dokumentaciju štampaju i time rade dupli posao. Iskustva stečena za vreme pandemije ukazala su na suštinski značaj fleksibilne, elektronske komunikacije između poslodavaca i zaposlenih, lišene nepotrebnog formalizma i preterano dugih procedura. 

S obzirom na to da prednosti tehnološkog napretka mogu doprineti poboljšanju i modernizaciji poslovanja, donošenje izmena Zakona o radu u oblasti elektronskog čuvanja i dostavljanja dokumentacije iz radno-pravnih odnosa, bilo bi dodatan podsticaj unapređenju efikasnosti privrede.  

Trend prelaska na elektronsko čuvanje i dostavljanje dokumenata se ubrzava u mnogim evropskim zemljama. Pravo treba da ide u korak sa društvom, prateći njegov razvoj, a za sada su na ovaj način svoje poslovni ambijent modernizovale i digitalizovale Estonija, Danska, Finska, Poljska i od početka ove godine Hrvatska.

Izvor: sajt Naleda (www.naled.rs)

Izvor: Izvodi iz propisa preuzeti su iz programa „Propis Soft“, Redakcija Profi Sistem Com-a.