Zbog čega je Office 365 pravi odgovor na izazove advokatskog posla

Posao advokata nikako nije tipičan kancelarijski posao koji traje osam časova dnevno i obavlja se u istom prostoru svakog dana. Ako je svakodnevna dinamika takva da se od vas zahteva izuzetna mobilnost, zašto bi onda svi vaši predmeti i drugi prateći dokumenti bili vezani samo i isključivo za jednu kancelariju?

Kada je priroda posla takva da se od vas traži da budete stalno u pokretu onda nije nelogična pretpostavka da bi bilo krajnje racionalno da uza sebe uvek imate i sve što inače držite u svojoj primarnoj kancelariji.

Iako je razloga za odluku da sebi omogućite „kancelariju u pokretu“ mnogo, ajde prvo da se razmotrimo „kočnicu“ ka ovom veoma važnom konceptu.

 Sigurnost.

Jedna od najvećih zabluda o Cloud tehnologiji jeste da ona ne predstavlja siguran način za čuvanje podataka. U stvarnosti, Cloud nije nužno ni više ni manje sigurno rešenje od bilo kog drugog tradicionalnog načina. Sigurnost leži u tome kako ga koristite i koje mere bezbednosti su postavljene.

Office 365 ima ugrađene proverene sigurnosne sisteme kako bi se osigurao podatke vaše kompanije. Vi, sa vaše strane, doprinosite dodatnoj bezbednosti tako što samo određenim kolegama dajete dozvolu za pristup i menjanje dokumenata. Pošto je u potpunosti zasnovan na cloud tehnologiji nudi mogućnost upotrebe svih Office programa.

Svako ko treba da izmeni ili uredi dokument, tabelu ili prezentaciju to može da postigne koristeći raspoloživi Office paket (Word, PowerPoint, Excel) u okviru Office 365 rešenja. Ono što je najbitnije, svi koji imaju pristup rade na istoj verziji dokumenta tako da je na kraju svima dostupna poslednja najažurnija verzija. Ukoliko vam iz bilo kog razloga zatreba starija verzija bilo kod dokumenta i ta opcija postoji.

Sada kada smo razrešili ovu osnovnu dilemu oko sigurnosti, ajde da još malo razložimo samo neke od razloga zbog kojih se ovaj oprobani servis  može smatrati korisnim u svakodnevnom radu.

Termina za ročišta, suđenja i ostalih sastanaka na dnevnom nivou može biti mnogo, a takođe nisu ni nepromenljiva kategorija. Ranije biste svaku promenu zapisivali u rokovnik, a onda  telefonom ili mailom obaveštavali kolege da je došlo do promene. Da li će i kada oni videti vaš mail ili poziv zavisilo je od njihovog raspoloživog vremena.

Uz Microsoft Planner i Microsoft Teams vrlo lako rešavate ovakve probleme. Jednostavno možete da zabeležite promenu satnice bilo kog sastanka tako da, pored vas, i vaše kolege imaju automatski uvid u to. Pre nego što zamolite nekog da preuzme vaš termin, kroz Planner možete da proverite njihovu dostupnost kako ne bi došlo do preklapanja obaveza.

Svu komunikaciju sa kolegama i klijentima vezano za ročišta, suđenja i ostale sastanke možete da obavite gde god da se nalazite. U pauzi između dve obaveze lako ćete se konsultovati ili preneti neku bitnu informaciju korišćenjem Skype for Business servisa. Vaše kolege i klijenti takođe se mogu nalaziti na bilo kojoj lokaciji u zemlji ili inostranstvu. Sve što je potrebno da biste imali produktivan sastanak jeste internet konekcija i Office 365.

Još jedna ne manje zanemarljiva prednost za svakoga ko ima veliki broj poslovnih kontakata, a advokati u svakom slučaju to jesu, jeste kapacitet mailboxa koji isključuje potrebu za brisanjem mailova kako bi se oslobodio prostor za prijem novih. Sada možete čuvati svu bitnu poštu koja može da vam zatreba u budućnosti. Svi mailovi su zaštićeni enkripcijom, pa niko neovlašćen ne može da im pristupi. Takođe, Microsoft ima ugrađene sisteme zaštite i provere koji u značajnoj meri smanjuju pojavu nepoželjnih spam poruka u vašem inboxu.

Kompletan i licenciran Office 365 paket može da se obezbedi uz minimalno ulaganje i plaćanje mesečne licence po broju korisnika, a ne po broju uređaja na kojima je instaliran. Ovo može biti vrlo korisno iz perspektive planiranja novčanih tokova. Pretplata je mesečna, tako da korisnik uvek ima mogućnost da isključi funkcionalnosti koje ne koristi kako bi uštedeo novac.

Office 365 svojim korisnicima daje pristup najnovijim verzijama Office-a bez dodatnih troškova. Najnovije i najvažnije funkcije dobijaju se na svim uređajima bez potrebe za deinstalacijom i ponovnom instalacijom Office-a. Microsoft konstantno vrši nadogradnju funkcija u različitim programima pa korisnici i njima uvek imaju pristup.

Pored toga što će Office 365 obezbediti da svi poslovni procesi budu produktivniji, vaš posao organizovaniji i mobilniji, a vaša komunikacija efikasnija, svi bitni podaci i dokumenti biće sigurni i dostupni 24 časa dnevno.