Koliko je potrebno manjem sistemu kao što je advokatska kancelarija da izvrši optimizaciju upravljanja predmetima, korišćenjem računarske tehnologije?
Najnovija istraživanja su pokazala višestruko veću upotrebnu vrednost računara. Računar je postao nezaobilazni alat kojim se postiže veći učinak i bolja organizacija posla u uslugama koje pružaju advokatske kancelarije.
Na osnovu istraživanja koje je obavila Agencija MM Organizer početkom 2005. godine na uzorku od 400 pravnika (sudija i advokata) koji koriste računar. Rezultati su kod 93% ispitanika pokazali da je računar samo nasledio davnu ulogu tuš pera. Ovakvi rezultati, na osnovu ocene ekonomskih analitičara nažalost predstavljaju korak nazad u eri naprednih tehnologija. U ovakvim uslovima računar gubi svoj uticaj na modernizaciju i unapređenje poslovanja. Krajem 2008. godine Agencija Soft Marketing je obavila slično istraživanje na uzorku od 700 pravnika (advokata i sudija). Rezultati su ovog puta pokazali procentualno sedam puta veću upotrebnu vrednost računarske tehnologije u savakodnevnim radnim aktivnostima u odnosu na istraživanje iz 2005. godine. Računar kao osnovno sredstvo kancelarijskog poslovanja u advokatskoj kancelariji, ipak nije samo digitalizovano naliv pero iz 19 veka ili pisaća mašina iz 20 veka.
Problemi u zastarelom načinu rada
Veliki broj predmeta, veliki broj dokumenata-podnesaka, njihovo arhiviranje, ročišta, česti sastanci, razgovori sa klijentima, stalno u pokretu, još uvek neefikasan i spor pravosudni sistem, praćenje čestih zakonskih izmena, su samo neke od kompleksnih aktivnosti u radu advokatske kancelarije. Kada tome dodamo da se rad bazira na praksi utemeljenoj na višedecenijskoj rutini i navici, potpomognut samo digitalnom pisaćom mašinom (računarom) i elektronskom bazom propisa, shvatićemo problem. Možda jedan od ključnih problema jesu stare navike i nepoznavanje mogućnosti dobijanja koristi u optimizaciji procesa koji se često ponavljaju.
Kakav odgovor će dobiti klijent koji Vas u toku dužeg sudskog spora upita „Koliko je bilo održanih ročišta do sada?“
Značaj napredne tehnologije u evidenciji predmeta
Svesni smo prednosti elektronskih pomagala tek u trenucima kada ih upotrebimo. Ako potencijalno napredno rešenje ima za cilj povećanje dobiti, usled organizovanije produkcije i potpune kontrole svakodnevnih aktivnosti, značaj uvođenja takvog rešenja je veliki.
Napredne tehnologije su omogućile osobama sa malo iskustva a više informacionog znanja, postizanje impozantnih rezultata. Nažalost, strukovno znanje stečeno velikim iskustvom, bez upotrebe informacione tehnologije postaje često sve manje upotrebljivo. Korak sa vremenom i uvođenje novih tehnologija donosi direktne rezultate. Ovakav pristup stvara konkurentsku prednost u svim oblastima poslovanja pa i u advokaturi. Mnogi su ne tako davno rekli da je pisaća mašina za rad u kancelariji sasvim dovoljna i da je računar stvar prestiža. Danas svi koji ulažu u budoćnost struke svakodnevno koriste računar. Zamislite da sve arhivirane i aktvne predmete imate dostupne u dva klika sa hronologijom, baš onako kako ste oduvek želeli.
Koliko puta ste posetili klijenta u pritvoru, koliko ste prošlog meseca napisali podnesaka za pravno lice, koliko puta je klijent dolazio kod vas, broj neodržanih ročišta, koliko Vam trenutno duguju i još različitih analitičkih podataka mogu da budu značajni za rad advokatske kancelarije.
Implementacija elektronskog sistema u upravljanju rada sa predmet
Uvođenje informacionog sistema sa ciljem da se poveća efikasnost rada, je vrlo kompleksan proces, ali ne i u manjem sistemu kao što je advokatska kancelarija. Većina vas već koristi računar za izradu dokumenata-podnesaka.
Ključni problem koji je uočen u donošenju odluke: „Hoću da uvedem napredan sistem elektronskog upravljanja rada sa predmetima i klijentima!
Ko i kako da unosi te podatke?
Analizirajući svakodnevne aktivnosti u radu advokatske kancelarije, dolazimo do vrlo jednostavnog rešenja. Problem i ne postoji, vi sve te podatke već imate, samo ih treba pravilno optimizovati. U svakodnevnim aktivnostima najviše se vremena utroši na ročišta, odmah nakon toga je sastavljanje dokumaneta (podnesaka, ugovora i raznih akata). Ako te dokumente pravilno organizujete, elektronski sistematizujete sa par dodatnih podataka, dobijate napredan elektronski sistem upravljanja predmetima i klijnetima. Za takvo unapređenje rada vam treba višestruko manje vremena nego za sastavljanje podnesaka.
Uočene prednosti
Za kucanje osnovnih podataka klijenta potrebno vam je u proseku 2 do 3 minuta. Jednom evidentiran podatak ne morate nikad ponovo da prepisujete. Na primer kod predmeta sa 10 dokumenata, dobićete preko 20 minuta dragocenog vremena. Ako ovaj primer pomnožite sa stvarnim stanjem stvari, pa izračunate na godišnjem nivou, dobijate vreme koje niste ni bili svesni kako se gubi. Dugotrajna pretraga za predmetima na prepunom stolu i ormanu, ili listanje po rokovniku, predstavlja gubljenje vremena u situaciji kada sve možete dobiti u svakom trenutku i na bilo kom mestu. U kancelariji i van nje. Nečije vreme košta više, nečije manje ali dobitak u vremenu je nesporan. Na osnovu izjava advokata koji su prešli na elektronsku evidenciju predmeta, već nakon perioda od 6 meseci najznačajnija ostvarena prednost jeste novčana. Novčana korist je ostvarena na tri nivoa. Prvi i najednostavniji, ali vrlo zastupljen, je bolja naplata potraživanja, koristeći sistem kontrole i evidencije duga i dužnika. Drugi je ostvaren boljim učinkom, jer optimizacija rada sa predmetima donosi više aktivnih predmeta za isto utrošeno vreme. I treći nivo novčane koristi ostvaren je kada su korisnici prvi put u svom poslu dobili mogućnost kvalitetne analitike, a na osnovu njenih rezulatata vrlo efikasnu organizaciju i usmeravanja rada sa klijentima i predmetima. Ova korist je ostvarena i kod advokata koji rade samostalno, a sa još većim procentom u kancelarijama koje rade grupno ili sa pripravicima.
Elektronska evidencija predmeta može da reši još problema u radu advokata. Predmete je lako poneti sa sobom ali i bezbednosno arhivirati van kancelarije uz upotrebu lozinke za slučaj neovlašćenog pristupa. Savremena tehnika jednostavnim alatima povezuje računar i mobilni telefon, što pruža još šire mogućnosti i pravi veći korak ka efikasnijem radu i pojačavanju uloge branioca u našem pravosudnom sistemu.
Ako u jednom prozoru računara imate sve podatke klijenta i predmeta, sve podneske i dokumente, potrebne zakone za rešavanje predmeta i njihovo tumačenje, praksu sudova, podsetnike obaveza, održana i neodržana ročišta, ugovorena plaćanja i isplate, najsavremeniji sistem neovlašćene upotrebe i sistem arhiviranja, pa sve to da vam bude dostupno na mobilnom telefonu ili bilo kom mobilnom uređaju, dobili ste sve što ste oduvek želeli u svom poslu. Učinite prvi korak kako bi ste bili potpuno svesni prednosti savremene tehnike, započnite upotrebu.
o Dobitak na vremenu
o Povećanje ostvarenog prihoda
o Mobilnost predmeta
o Utisak kod klijenta
o Potpuna i trenutna kontrola nad predmetima
o Savremen način rada
o Predmet sadrži na jednom mestu sve (od kompletnih podataka, pa do zakonskih tumačenja i sudske prakse)
o Analitika
o Visoka bezbednost