Navedeno uputstvo objavljeno je u “Sl. glasniku RS, br. 10/93, 14/93-ispr. i 67/2016, a isto se primenjuje od 13. avgusta 2016. godine.
Ovim uputstvom bliže se utvrđuju pravila kancelarijskog poslovanja ministarstava i posebnih organizacija, službi Narodne skupštine, predsednika Republike, Vlade, kao i organa opštine, gradova, grada Beograda i autonomnih pokrajina kad vrše poverene poslove državne uprave iz okvira prava i dužnosti Republike i preduzeća i drugih organizacija kad vrše javna ovlašćenja (u daljem tekstu: organi državne uprave).
Prema Uputstvu:
Predmeti i akti klasifikuju se po materiji u deset glavnih grupa (od 0 do 9), i to:
0 – državno uređenje, organizacija i rad državnih organa i statistika;
1 – rad i radni odnosi i socijalno osiguranje;
2 – lična stanja građana, državna i javna bezbednost;
3 – privreda;
4 – finansije;
5 – zdravlje i socijalna zaštita;
6 – prosveta, nauka, kultura;
7 – sudstvo, tužilaštvo i pravobranilaštvo;
8 – vojni predmeti – narodna odbrana;
9 – predmeti koji ne spadaju u grupe od 0 do 8.
U okviru ove podele, vrši se po decimalnom sistemu dalje raščlanjavanje glavnih grupa na grupe (dvocifreni znaci) i na podgrupe (trocifreni znaci), s obzirom na srodnost i obim pojedinih delatnosti, odnosno zadataka i poslova obuhvaćenih glavnim grupama.
Jedinstvena klasifikacija predmeta po materiji sastavni je deo ovog uputstva.
Primanje, otvaranje i pregledanje pošte
a) Neposredno primanje podnesaka
3. Pošta (akti, paketi, novčana pisma, telegrami i dr.) prima se u prijemnoj kancelariji ili određenom mestu u pisarnici, odnosno na drugom određenom mestu koje odredi funkcioner u organu državne uprave u kome se predmet rešava.
Pošta se prima u vreme utvrđeno propisom, odnosno opštim aktima o rasporedu radnog vremena. Način prijema pošte van radnog vremena utvrđuje sam organ državne uprave, prema mesnim prilikama i potrebama.
4. U kancelariji u kojoj se primaju stanke neophodno je obezbediti tehnička i druga sredstva kojima se građanima omogućava da brže obave poslove, a naročito da saopšte usmeno predstavku, žalbu ili drugi odgovarajući podnesak. Na vidnom mestu prostorije neophodno je da budu istaknuti obrasci za pojedine vrste podnesaka sa detaljnim uputstvima o načinu njihovog sastavljanja. Prostorija mora biti posebno označena sa uputstvom za koje organe državne uprave pojedina službena lica primaju podneske i druge akte.
5. Ako akt (podnesak) prilikom neposredne predaje sadrži koji formalni nedostatak (nije potpisan, nije overen pečatom, nema priloga navedenih u tekstu, nema adresa primaoca, pošiljaoca i sl.), radnik određen za prijem pošte ukazaće stranki na te nedostatke i objasniće kako da se oni otklone. Ako stranka i pored upozorenja zahteva da se akt primi radnik će ga primiti, s tim što će na njemu sačiniti službenu zabelešku o upozorenju.
Ako organ državne uprave kome se predaje akt nije nadležan za njegov prijem, stranku treba upozoriti na to i uputiti je nadležnom organu državne uprave. Ako stranka i pored upozorenja zahteva da se njen akt primi, postupiće se na način iz prethodnog stava.
6. Na zahtev stranke koja lično predaje akt izdaje se potvrda o prijemu. Potvrda se izdaje na otisku prijemnog štambilja u koji se unosi datum predaje, broj pod kojim je evidentiran akt, eventualni prilozi i vrednost takse. Potvrdu potpisuje radnik koji je akt primio.
7. Za podneske po kojima se rešava u upravnom postupku koji su neposredno predati organu državne uprave nadležnom za prijem podneska ili su mu usmeno saopšteni na zapisnik obavezno se izdaje potvrda o prijemu podneska (obrazac br. 1.) na osnovu člana 12. Uredbe o kancelarijskom poslovanju (u daljem tekstu: Uredba).
8. Prijem pošte od drugog organa državne uprave koja se dostavlja preko dostavljača (kurira) potvrđuje se stavljanjem datuma i čitkog potpisa ovlašćenog lica u dostavnoj knjizi, na dostavnici, povratnici ili kopiji akta čiji se original prima. Pored datuma i potpisa, stavlja se i pečat organa državne uprave koji poštu prima, osim u dostavnoj knjizi.
Pored podataka iz prethodnog stava ubeležava se još i vreme prijema (čas i minut) u svim slučajevima kad je to propisom predviđeno. Ovaj podatak treba pribeležiti na primljenom aktu, odnosno na kovertu, ako radnik koji prima poštu nije ovlašćen da otvara koverat.
8a Prijem pošte koja sadrži tajni podatak od drugog organa državne uprave vrši se, saglasno zakonu, preko kurira, obavlja se u posebnoj prostoriji koju odredi rukovodilac organa državne uprave i potvrđuje se potpisom na potvrdi, odnosno u dostavnoj knjizi, upisivanjem datuma i vremena prijema.
Potvrda prijema tajnog podatka vrši se na Obrascu potvrde o prijemu tajnog podatka, koji je odštampan uz Uredbu o posebnim merama fizičko-tehničke zaštite tajnih podataka („Službeni glasnik RS”, broj 97/11).
8b Prijem pošte od drugog organa državne uprave koja sadrži podatke koji nisu određeni kao tajni podaci, ali koji su po svojoj prirodi osetljivi i zahtevaju ograničenu distribuciju i označeni su oznakom „Službeno” vrši se preko kurira, obavlja se u posebnoj prostoriji koju odredi rukovodilac organa državne uprave i potvrđuje se potpisom u dostavnoj knjizi, upisivanjem datuma i vremena prijema.
b) Prijem pošte preko poštanske službe
9. Prijem pošte preko poštanske službe i podizanje pošte iz poštanskog pregratka vrši se po propisima poštanske službe.
Prilikom prijema, odnosno podizanja pošte iz poštanskog pregratka, radnik pisarnice ne sme podići pošiljku na kojoj je označena vrednost ili je u pitanju preporučena pošiljka a utvrdi da je pošiljka oštećena. U takvom slučaju radnik pisarnice mora zahtevati od odgovornog radnika pošte da se stanje i sadržina pošiljke komisijski utvrdi i da preda pošti podnesak u vezi sa naknadom štete, a posle toga će preuzeti pošiljku sa zapisnikom o komisijskom nalazu.
v) Otvaranje i pregledanje pošte
10. Prispele pošiljke koje su adresirane na druge organe, organizacije ili lica pisarnica ne otvara već ih na najpogodniji način šalje adresatu ili vraća pošti.
11. Običnu ili preporučenu poštu, primljenu u zatvorenim kovertima, otvara ovlašćeni radnik pisarnice.
Pošiljke na kojima je označene da predstavljaju tajne podatke označene stepenima tajnosti („DRŽAVNA TAJNA”, „STROGO POVERLJIVO”, „POVERLJIVO” i „INTERNO”) otvara funkcioner koji rukovodi organom državne uprave, rukovodilac korisnika organa državne uprave ili zaposleni koji bude za to određen, a koji ima sertifikat za pristup tajnim podacima najmanje onog stepena tajnosti podatka koji se dostavlja, a pošiljke na kojima je stavljena oznaka „Službeno” otvara funkcioner koji rukovodi organom državne uprave, rukovodilac korisnika organa državne uprave, ili zaposleni koji bude za to određen. Ovu poštu pisarnica uručuje licu koje je ovlašćeno za njeno otvaranje preko knjige primljene pošte, za mesto – neotvorenu.
Novčana pisma i druge vrednosne pošiljke otvara ovlašćeni radnik odgovoran za materijalno-finansijsko poslovanje ili ovlašćeni radnik pisarnice.
Pošiljke primljene u vezi sa licitacijom, konkursom za radove i slično ne otvaraju se, već se samo na kovertu stavlja datum, čas i minut prijema. Ove pošiljke otvara određena komisija, ako nije drukčije propisano.
Odgovorni radnik organa državne uprave dužan je da prethodno upozori pisarnicu na pošiljke koje se u smislu prethodnog stava očekuju i koje se ne smeju otvarati.
Pošta primljena za određeno lice zaposleno u organu državne uprave uručuje se neotvorena adresatu preko knjige primljene pošte na ličnost. Ako pošiljka ove vrste predstavlja službeni akt upućen organu državne uprave, primalac je dužan da najdalje u roku od 24 časa po prijemu akt vrati pisarnici radi evidentiranja.
U organu državne uprave gde postoji služba dežurstva, hitnu poštu primljenu van redovnog radnog vremena otvara dežurni radnik, a ako su u pitanju akti koji predstavljaju tajni podatak, otvoriće samo zaposleni koji ima sertifikat za pristup tajnim podacima odgovarajućeg stepena tajnosti.
12. Prilikom otvaranja koverata treba paziti da se ne ošteti njihova sadržina, da se prilozi raznih akata ne pomešaju i sl. Naročito treba proveriti da li se oznake i brojevi napisani na koverti slažu sa oznakama i brojevima primljenog akta. Ako neki od akata naznačenih na koverti nedostaje, ili su primljeni prilozi bez propratnog akta i obrnuto, ili se ne vidi ko je pošiljalac, utvrdiće se to službenom zabeleškom uz koju će se koverat priložiti. U ovakvim slučajevima pisarnica je dužna, ako je to moguće, da o tome obavesti pošiljaoca.
Uz primljeni akt prilaže se i koverat, pogotovu kad datum predaje pošti može biti važan za računanje rokova (rok za žalbu, rok za učešće na konkursu itd.) ili kad se iz podneska ne može utvrditi mesto odakle je poslat ili se ne može utvrditi ime podnosioca, a ovi su podaci označeni na koverti.
Ako je u jednom kovertu prispelo više akata uz koje bi trebalo koverat priložiti, koverat će se priložiti samo uz jedan akt, s tim što će se na ostalim aktima upisati broj pod kojim je evidentiran akt uz koji je priložen koverat, zatim datum predaje pošti, ako su prispeli preporučenom poštom, kao i drugi podaci koji su označeni na kovertu.
13. Ako su koverti preporuka ili omoti paketa i drugih pošiljki primljeni oštećeni a postoji sumnja o neovlašćenom otvaranju, pre otvaranja treba o tome sačiniti, u prisustvu još dva radnika, zapisnik u kome će se konstatovati vrsta i obim oštećenja i da li što nedostaje u prispeloj pošiljci. Ovom zapisniku prilaže se zapisnik iz tačke 9. stav 2. ovog Uputstva.
14. Nedostatke i nepravilnosti utvrđene prilikom otvaranja pošiljke treba konstatovati kratkom zabeleškom koja se upisuje neposredno uz otisak prijemnog štambilja (na primer: “primljeno bez priloga”, “nepotpisano”, i sl.).
Ako se u kovertu nađe akt adresiran na neki drugi organ državne uprave, ili lice, na njemu će se upisati zabeleška “pogrešno dostavljen”, a zatim će pisarnica na najpogodniji način akt poslati onome kome je upućen. Ovakvi akt se ne vode u evidenciji primljenih akata.
Zabelešku iz st. 1. i 2. ovog člana potpisuje i datira radnik pisarnice koji pregleda poštu. Ispod zabeleške iz stava 2. stavlja se još i pečat.
15. Ako se prilikom otvaranja pošte utvrdi da je uz akt priložen novac ili neka druga vrednost, na primljenom aktu treba kratkom zabeleškom konstatovati primljeni novčani iznos, odnosno vrstu vrednosti.
16. Novac se istog dana uplaćuje na odgovarajući račun prihoda od administrativnih taksi ili drugi odgovarajući račun i priznanicu o uplati treba priložiti ostalim aktima.
Priložene druge vrednosti (ček, menica, plemeniti metali i sl.) odmah se deponuju u službi za materijalno finansijsko poslovanje organa državne uprave i pismeno stranka izveštava o postupljenom.
Ako je uz akt priložena dostavnica treba na njoj potvrditi prijem datumom, potpisom i pečatom i odmah je vratiti pošiljaocu.
17. Radnik koji prima poštu neposredno, odnosno pregleda poštu primljenu preko poštanske službe, dužan je da vodi računa o tome: koji akti i radnje kod organa državne uprave podležu taksiranju, kolika je visina takse predviđena za pojedine vrste akata i isprava i u kojim slučajevima postoji zakonski osnov za oslobađanje od plaćanje takse itd.
18. U pogledu netaksiranih ili nedovoljno taksiranih akata i njihovih priloga, kao i u pogledu postupanja sa aktima i njihovim prilozima na kojima se utvrde neispravnosti u taksiranju, lepljenju ili poništavanju taksenih maraka, treba postupiti po važećim propisima o administrativnim taksama.
19. Ako se prilikom pregledanja pošte primljene preko poštanske službe utvrdi da podnesak nije taksiran ili da je nedovoljno taksiran, radnik pisarnice će obavestiti stranku da dostavi odgovarajuću vrednost takse i taksu za opomenu, a podnesak, odnosno predmet, dostaviće u rad odgovarajućoj organizacionoj jedinici.
Ako je podnesak oslobođen plaćanja takse radnik pisarnice će to konstatovati kratkom zabeleškom, uz navođenje odgovarajućeg propisa o oslobođenju.
g) Raspoređivanje pošte i klasifikacija predmeta po materiji
20. Primljenu poštu raspoređuje, po pravilu, radnik koji je otvara i pregleda.
21. Razvrstavanje predmeta (akata) vrši se po sadržini materije koja se u predmetu obrađuje i po organima državne uprave i njihovim organizacionim jedinicama.
22. Pri razvrstavanju se najpre utvrđuje glavna grupa, zatim odgovarajuća grupa i podgrupa, a ako je to potrebno, vrši se i dalje interno sadržinsko raščlanjavanje.
Predmet (akt) u kome se obrađuje različita materija koja se odnosi na dva ili više kvalifikacionih znakova razvrstava se i vodi, po pravilu, pod znakom na čiju se sadržinu pretežno odnosi.
Termin u klasifikacionim znacima “opšte” označava sadržinu koju nije moguće označiti tačno utvrđenim znakom (na primer: opšte o izborima i sl.). Znak za “opšte” je i svaki znak koji obuhvata sadržinu dalje raščlanjenog znaka u slučajevima kad reč “opšte” kod raščlanjenih znakova nije posebno napisana.
Pri razvrstavanju predmeta (akata) po sadržini treba, po pravilu, upotrebljavati raščlanjene trocifrene znakove i dalje interno raščlanjivanje, ako je to potrebno. Ako se u organu ili organizaciji u toku godine očekuje manji broj predmeta u okviru pojedinih znakova mogu se izuzetno, pri razvrstavanju predmeta koristiti i dvocifreni znaci (grupe), odnosno jednocifreni znaci (glavne grupe), pod uslovom da takav način razvrstavanja obezbeđuje dovoljnu preglednost predmeta (akata po materiji) i omogućuje njihovo brzo pronalaženje.
23. Razvrstani predmeti obeležavaju se oznakama organa državne uprave odnosno njihovih unutrašnjih organizacionih jedinica (po pravilu, organi sa rimskim brojevima, a njihove organizacione jedinice arapskim dvocifrenim brojevima – od 01 do 99).
Oznake iz prethodnog stava se utvrđuju rešenjem za narednu godinu od strane funkcionera koji rukovodi organom državne uprave u čijem se sastavu nalazi pisarnica.
Za organe državne uprave za koje se kancelarijsko poslovanje vodi preko Uprave za zajedničke poslove republičkih organa rešenje iz stava 2. ove tačke donosi direktor Uprave.
Za organe državne uprave koji sami vode kancelarijsko poslovanje a imaju više organizacionih jedinica rešenje donose funkcioneri koji rukovode tim organima državne uprave.
24. Radnik koji otvara i pregleda primljenu poštu, po završenom pregledu, stavlja otisak prijemnog štambilja na svaki primljeni akt koji će biti upisan u osnovnu evidenciju ili u druge knjige evidencije.
Otisak prijemnog štambilja stavlja se, po pravilu, u gornji desni ugao prve strane akta. Ako tu nema dovoljno mesta, otisak prijemnog štambilja treba staviti na prazno mesto prve strane, vodeći računa da tekst akta ostane potpuno čitljiv. Ako na prvoj strani nema dovoljno mesta, otisak prijemnog štambilja treba staviti na poleđini akta u gornjem levom uglu ili na drugo mesto. Ako su strane akta u celini popunjene tekstom, otisak prijemnog štambilja treba staviti na list čiste hartije koji se prilaže uz akt.
Ako je tekst primljenog akta pisan u produžetku nekog ranijeg akta, prijemni štambilj se stavlja desno ispod teksta poslednjeg akta pisanog u produžetku.
25. U otisak prijemnog štambilja organa uprave (obrazac broj 2) upisuju se sledeći podaci:
1) u rubriku “Pisarnica” – naziv organa uprave u čijem se sastavu nalazi pisarnica;
2) u rubriku “Primljeno” -datum kad je akt primljen;
3) u rubriku “Organ” -oznaka organa državne uprave;
4) u rubriku “Organizaciona jedinica” -oznaka unutrašnje organizacione jedinice;
5) u rubriku “Broj” – klasifikacioni znak i broj iz brojčanog kartona odnosno klasifikacionog znaka, odnosno redni broj iz skraćenog delovodnika;
6) u rubriku “Prilog” -ukupan broj primljenih priloga; i
7) u rubriku “Vrednosti” – ukupan iznos taksenih maraka, odnosno novčani iznos.
Ostale oznake na aktima (na primer: veze brojeva i sl.) beleže se pored otiska prijemnog štambilja.
26. Za organe državne uprave smeštene u okruzima po pravilu se obrazuje zajednička pisarnica s tim da se evidencije vode posebno za svako ministarstvo.
27. Pojedini organi državne uprave koji imaju svoje službe raspoređene van sedišta organa uprave, mogu poslove prijemne kancelarije poveriti ugovorom opštinskom odnosno pokrajinskom organu ako se ti poslovi ne vrše na način iz tačke 26. ovog uputstva.
28. Po završenom raspoređivanju akti se predaju radi evidentiranja u odgovarajuće evidencije.
Ostale odredbe ovog prečišćenog, važećeg Uputstva možete pogledati u pravnoj bazi „Propis Softa.
Izvor: „Propis Soft“.